El modelo 145 es el documento por el que el funcionario comunica a la unidad pagadora su situación personal y familiar para que esta calcule correctamente el tipo de retención del IRPF aplicable a su nómina. Lo aprueba la Agencia Tributaria y lo gestiona el órgano de personal de cada administración.
En él se declaran datos que reducen la base de retención: hijos y otros descendientes menores de 25 años o con discapacidad, ascendientes a cargo, grado de discapacidad propio o de los familiares, situación familiar (soltería con hijos, matrimonio con cónyuge sin rentas, otras situaciones), abono de pensiones compensatorias o anualidades por alimentos, y la existencia de préstamos para la adquisición de la vivienda habitual concertados antes de 2013.
Presentar el modelo 145 no es obligatorio, pero sí muy recomendable: sin él, el pagador aplica la retención sin tener en cuenta las circunstancias que la rebajan. Debe actualizarse siempre que cambie la situación que se declaró (nacimiento de un hijo, reconocimiento de una discapacidad, divorcio). Comunicar datos falsos para rebajar indebidamente la retención constituye infracción tributaria. El documento se conserva en el expediente personal y surte efecto desde la nómina siguiente a su entrega. Su presentación es habitual al tomar posesión de un nuevo destino y al inicio de cada ejercicio cuando varían las circunstancias, y la unidad pagadora mantiene el último comunicado vigente como base del cálculo mensual.