TL;DR
- El modelo 145 es la comunicación que el funcionario entrega a su unidad de personal para que calcule la retención correcta de IRPF en la nómina.
- Incluye datos sobre situación personal, descendientes, ascendientes y otros factores que reducen el tipo de retención aplicable.
- Presentarlo con datos incorrectos o incompletos no te libera de pagar lo que corresponda; solo desplaza el ajuste a la declaración anual.
- Puedes actualizar el modelo en cualquier momento del año si cambian tus circunstancias. El nuevo tipo se aplica a partir de la nómina siguiente.
- No presentarlo equivale a que la Administración aplique el tipo correspondiente a la situación más genérica, que suele ser más elevado.
Por qué existe el modelo 145
La Administración, como pagadora de rendimientos del trabajo, está obligada a practicar una retención mensual de IRPF sobre cada nómina. El importe de esa retención depende de dos variables: el nivel de ingresos previstos para el año y las circunstancias personales y familiares del trabajador. Como el pagador no conoce automáticamente esas circunstancias, el trabajador las comunica mediante el modelo 145.
Sin esa comunicación, la Administración aplica el tipo que corresponde a la situación más sencilla —sin descendientes, sin discapacidad, sin otras circunstancias reductoras—, que puede ser más elevado del necesario. El resultado: el funcionario paga de más mes a mes y recupera la diferencia en la declaración de la renta, lo que supone un préstamo sin intereses a la Hacienda Pública. Presentar el modelo correctamente evita ese efecto.
Qué datos recoge el modelo 145
El modelo 145 se divide en bloques diferenciados:
Situación personal. El funcionario debe indicar si presenta declaración conjunta con su cónyuge o pareja, si tiene una discapacidad reconocida y en qué grado, y si percibe pensiones compensatorias de un cónyuge anterior o anualidades por alimentos a favor de los hijos que no conviven con él.
Descendientes. Se incluyen los hijos y otros descendientes menores de veinticinco años que conviven con el contribuyente y no tienen rentas superiores al umbral legalmente establecido. También los descendientes discapacitados sin límite de edad. El número de descendientes y sus circunstancias concretas reducen el tipo de retención.
Ascendientes. Los padres o abuelos mayores de sesenta y cinco años —o discapacitados— que conviven con el funcionario y no tienen rentas superiores al umbral también reducen el tipo. Esta casilla se olvida con frecuencia y supone una reducción apreciable para quien cumple los requisitos.
Pensiones y otras deducciones. La pensión compensatoria al excónyuge y las anualidades por alimentos no satisfechas por resolución judicial son deducibles y deben declararse en el modelo para que la retención las tenga en cuenta.
Deducciones autonómicas. Algunas comunidades autónomas han aprobado deducciones propias que pueden comunicarse al pagador para que las considere en el cálculo de la retención. La aplicabilidad depende de la normativa autonómica donde resida el funcionario.
Cuándo y cómo se presenta
El modelo 145 no tiene un plazo fijo obligatorio. Lo habitual es entregarlo al inicio de la relación laboral o a principios de año, cuando cambian las tablas de IRPF o cuando el funcionario tiene algún cambio de circunstancias. También puede presentarse en cualquier momento del ejercicio si se produce un cambio relevante: nacimiento de un hijo, fallecimiento de un ascendiente que daba derecho a reducción, separación, reconocimiento de una discapacidad.
El funcionario debe entregarlo a su unidad de personal o al servicio de habilitación (denominación que varía entre administraciones). La unidad lo incorpora al cálculo de la retención y aplica el nuevo tipo a partir de la nómina del mes siguiente.
El modelo puede entregarse en papel o, en función de los medios de la administración empleadora, a través de los sistemas electrónicos habilitados para la gestión de la nómina.
Consecuencias de presentar datos incorrectos
Declarar circunstancias falsas en el modelo 145 para obtener una retención inferior a la que corresponde no exime de pagar el IRPF. El ajuste se produce en la declaración anual: si la retención practicada fue insuficiente, saldrá a pagar. Si el error fue involuntario —por ejemplo, un descendiente que durante el año supera el umbral de rentas—, el funcionario debe comunicarlo para que se ajuste la retención antes de que termine el ejercicio.
La normativa prevé que el funcionario comunique los cambios de circunstancias que aumenten el tipo de retención en el plazo de diez días desde que se producen. Incumplir esa obligación no tiene consecuencias penales directas, pero sí puede dar lugar a un resultado a pagar elevado en la declaración anual, con los posibles recargos que correspondan si la diferencia supera ciertos umbrales.
El cálculo del tipo de retención
Una vez recibido el modelo 145, la Administración aplica el procedimiento de cálculo de retención que establece la normativa tributaria vigente. El cálculo toma como base las retribuciones previstas para el año —incluyendo sueldo base, complementos, trienios, pagas extraordinarias y cualquier otro concepto retributivo— y aplica sobre ellas las reducciones por mínimo personal, mínimo por descendientes, mínimo por ascendientes y otras circunstancias declaradas.
El resultado es un importe de cuota anual que se divide entre los meses que restan hasta el final del año, obteniendo la retención mensual. Si el funcionario recibe algún ingreso extraordinario —atrasos, productividad— ese concepto puede alterar el tipo aplicable al resto del año.
Para hacerse una idea del resultado conjunto de retribuciones y retención, la calculadora de sueldo funcionario permite una estimación orientativa. El dato preciso lo facilita siempre la propia unidad de habilitación.
Cuándo conviene pedir una retención mayor
Aunque el objetivo del modelo 145 es generalmente reducir la retención al tipo mínimo necesario, hay situaciones en las que el funcionario puede preferir que le retengan más de lo estrictamente obligatorio. Por ejemplo, si prevé obtener otras rentas durante el año —alquileres, rendimientos de capital— y quiere evitar un resultado de la declaración a pagar elevado. En ese caso puede comunicar al pagador un tipo de retención voluntario superior.
También puede ser conveniente elevar la retención si el funcionario sabe que va a recibir atrasos cuyo importe causará un pico de retención en la nómina en que se abonen. Un tipo base más alto suaviza ese efecto.
Situaciones habituales en la función pública
Algunos supuestos son especialmente frecuentes entre funcionarios:
Funcionario que se casa o empieza a convivir. Si el nuevo cónyuge no tiene rentas o sus rentas son bajas, puede interesar pasar a declaración conjunta; en ese caso la reducción en la retención puede ser apreciable. El modelo 145 debe actualizarse.
Nacimiento de un hijo. Genera derecho a aplicar el mínimo por descendiente. La retención baja desde el mes siguiente a la comunicación. Si no se comunica, el ajuste se traslada a la declaración anual.
Reconocimiento de discapacidad. La discapacidad reconocida con un grado mínimo reduce la retención. A mayor grado, mayor reducción. Debe acreditarse con el certificado correspondiente.
Funcionario en excedencia o reducción de jornada. Si las retribuciones bajan significativamente en el año por una reducción de jornada o por pasar a situación de excedencia parcial, el tipo calculado al inicio del año puede quedar desfasado. Conviene revisar y actualizar.
Preguntas frecuentes
¿Debo presentar el modelo 145 cada año? Solo es obligatorio presentarlo de nuevo cuando cambien las circunstancias que determinan la retención. Si no hay ningún cambio respecto al año anterior, los datos comunicados se mantienen vigentes. Aun así, es recomendable revisarlo al inicio de cada ejercicio.
¿Puedo pedir que me retengan menos del tipo que me calculan? No. El mínimo de retención es el que resulta del procedimiento legalmente establecido. El funcionario puede comunicar circunstancias que reduzcan el tipo, pero no puede solicitar una retención inferior al mínimo legal. Si lo hace, la responsabilidad del pago del IRPF sigue siendo suya.
¿El modelo 145 afecta a la paga extraordinaria? La paga extra se integra en el cómputo de retribuciones anuales desde el inicio del año. Si el tipo se calcula correctamente desde el principio, la paga extra no genera una retención diferencial especial. Si hubo cambios de circunstancias a lo largo del año, la retención sobre la paga puede verse ajustada en función de esos cambios.
¿Qué pasa si trabajo para dos administraciones distintas al mismo tiempo? La concurrencia de dos pagadores es posible en determinados supuestos de compatibilidad. En ese caso, el tipo de retención se eleva porque el procedimiento estima que las rentas del pagador secundario ya tienen cubierto el mínimo personal por el pagador principal. El funcionario debe comunicar esta situación al pagador secundario.
¿Puede la Administración rechazar el modelo 145 que le presento? No. El pagador está obligado a admitir el modelo 145 que le presenta el trabajador. No puede verificar la veracidad de los datos declarados en él; esa responsabilidad recae sobre el trabajador. Si los datos son incorrectos, las consecuencias las asume quien los declaró.
Fuentes
- Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (texto vigente).
- Reglamento del IRPF, capítulo sobre retenciones sobre rendimientos del trabajo.
- Instrucciones del modelo 145 publicadas por la Agencia Tributaria.
- Estatuto Básico del Empleado Público.
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