TL;DR
- Las dietas compensan los gastos de manutención y alojamiento cuando el funcionario se desplaza fuera de su sede habitual por motivos del servicio.
- El kilometraje indemniza el uso del vehículo particular cuando la Administración autoriza ese medio de transporte por no existir otro más económico o adecuado.
- Estas indemnizaciones no forman parte del salario: no generan cotización a la Seguridad Social ni se integran en la base de cálculo de trienios, productividad ni pagas extraordinarias.
- Los módulos y límites los aprueba el Gobierno central con carácter básico; cada administración puede fijar importes propios para su personal, respetando ese marco.
- Requieren autorización previa del desplazamiento y justificación posterior mediante la presentación de los documentos acreditativos correspondientes.
Qué son las dietas y en qué se diferencian del salario
Las dietas son indemnizaciones, no retribuciones. Esta distinción tiene consecuencias prácticas relevantes: mientras el sueldo base, el complemento de destino o el complemento específico forman parte de la nómina y tributan como rendimientos del trabajo, las dietas tienen un tratamiento fiscal diferenciado y no cotizan ni consolidan derechos pasivos.
Su propósito es compensar el sobreesfuerzo económico que implica desplazarse fuera del municipio donde radica el centro de trabajo por razones del servicio: comer fuera, pernoctar en otro lugar, pagar el transporte. Sin esta compensación, el cumplimiento de las obligaciones del servicio podría suponer un coste económico directo para el funcionario.
Tipos de dietas: manutención y alojamiento
La dieta ordinaria tiene dos componentes diferenciados:
Dieta de manutención. Compensa el gasto en comidas cuando el desplazamiento se prolonga más allá de un umbral temporal mínimo fijado en la normativa. Si el desplazamiento implica una sola comida, la cantidad es inferior a la que corresponde cuando cubre desayuno, almuerzo y cena de un día completo.
Dieta de alojamiento. Compensa el coste de hospedaje cuando la comisión de servicio obliga a pernoctar fuera de la residencia habitual. Generalmente la normativa distingue entre desplazamientos en territorio nacional y desplazamientos al extranjero, y dentro del nacional puede haber tramos distintos según el destino —municipios de especial carestía o capitales frente a localidades menores.
Los módulos concretos los establece el reglamento de indemnizaciones por razón del servicio, que actualiza el Gobierno central. Cada comunidad autónoma puede aprobar sus propios módulos para su personal, y lo mismo pueden hacer las entidades locales de mayor tamaño. La diferencia con otras administraciones puede ser apreciable, en particular en los desplazamientos al extranjero.
El kilometraje: cuándo se aplica y cómo se calcula
El kilometraje es la indemnización que corresponde al funcionario que utiliza su vehículo particular para desplazarse en comisión de servicio, cuando la Administración así lo autoriza porque es la opción más económica o adecuada para el servicio.
La lógica es sencilla: la Administración determina un importe por kilómetro recorrido y lo multiplica por la distancia reconocida entre el punto de origen y el destino. La distancia se calcula generalmente por la ruta de menor coste o por el itinerario oficial que fije la convocatoria de la comisión de servicio.
La tarifa por kilómetro la establece la normativa de indemnizaciones vigente. Ese importe ha sido actualizado en distintas ocasiones para adaptarse a la evolución del coste del combustible y del mantenimiento de los vehículos. Para conocer la tarifa vigente en cada momento, conviene consultar la normativa autonómica aplicable o, para el personal de la Administración General del Estado, el reglamento estatal de indemnizaciones.
No todo desplazamiento en vehículo propio da derecho automáticamente al kilometraje. La condición es que exista autorización previa del órgano competente y que el uso del vehículo particular sea necesario o más conveniente que el transporte público. Si hay transporte público regular y el funcionario opta por el vehículo propio sin que la Administración lo haya autorizado expresamente, el derecho al kilometraje puede no nacer.
Otros gastos de viaje: transporte público, peajes y aparcamiento
Cuando el desplazamiento se realiza en transporte público —tren, avión, autobús, metro—, la Administración reembolsa el coste del billete previa justificación documental. La clase de transporte está regulada: la normativa fija qué categoría corresponde a cada rango o nivel del funcionario, y el uso de una categoría superior requiere justificación o autorización específica.
Los gastos de taxi tienen tratamiento diferente al del vehículo particular: se reembolsan cuando sean necesarios y estén justificados. La mera comodidad no es justificación suficiente.
Los peajes de autopista y los gastos de aparcamiento son reembolsables cuando se hayan producido en el contexto de la comisión de servicio y se acrediten documentalmente. Algunos reglamentos los incluyen expresamente; otros los condicionan a la acreditación de necesidad.
Comisiones de servicio: la autorización previa
El derecho a la dieta y al kilometraje nace de la comisión de servicio debidamente autorizada. Sin autorización previa del órgano competente, la indemnización no procede o queda condicionada a una autorización a posteriori de carácter excepcional.
La comisión de servicios ordinaria implica que el funcionario se desplaza temporalmente a un lugar distinto de su sede habitual para realizar tareas propias de su puesto o encomendadas expresamente. No debe confundirse con la comisión de servicios para cubrir un puesto de trabajo diferente, que es un instrumento de movilidad con efectos retributivos distintos.
La duración de la comisión de servicio determina cuántos días de dieta se generan y si procede el pago de alojamiento. Desplazamientos de pocas horas que no impliquen alejarse del municipio de la sede no generan dieta, aunque sí pueden generar derecho a reintegro del billete de transporte utilizado.
Tratamiento fiscal de las dietas
Las dietas están exentas de IRPF dentro de los límites que fija la normativa fiscal. Por encima de esos límites, el exceso se considera rendimiento del trabajo y tributa ordinariamente. El empleador —la Administración— debe controlar que los importes abonados no superen los módulos exentos; si los superan, debe practicar la correspondiente retención de IRPF.
En la práctica, cuando la Administración abona exactamente los módulos aprobados en su normativa de indemnizaciones, el importe queda dentro de la exención y no aparece en la declaración de la renta como renta sujeta. Si el funcionario recibe cantidades superiores a los módulos oficiales —situación poco frecuente pero posible en algunos colectivos con acuerdos específicos—, la diferencia sí tributa.
El kilometraje también está exento hasta el importe por kilómetro que fija la normativa fiscal. El exceso tributa.
Justificación y control del gasto
La percepción de dietas y kilometraje requiere presentar justificación documental de los gastos incurridos —facturas de hotel, billetes de transporte, itinerario recorrido— dentro de los plazos que fije la normativa de cada administración. El incumplimiento de este trámite puede dar lugar a la obligación de reintegro.
Los órganos de control interno —intervenciones— supervisan que los gastos de viaje se ajusten a la normativa y que exista la cobertura presupuestaria correspondiente. En el caso del transporte en vehículo propio, es habitual que se exija la declaración de que el vehículo está asegurado y en condiciones de uso.
Dietas en desplazamientos al extranjero
Los desplazamientos fuera de España generan dietas con módulos distintos y generalmente más elevados, que se fijan por país de destino. El Ministerio competente publica tablas de módulos por países que sirven de referencia para la Administración General del Estado. Las comunidades autónomas pueden aplicar sus propias tablas para su personal.
Los billetes de avión o tren en desplazamientos internacionales se reembolsan previa justificación, con los mismos límites de clase que en el transporte interior. Las divisas, los tipos de cambio aplicables y la forma de justificación tienen sus propias reglas en la normativa de indemnizaciones internacional.
Preguntas frecuentes
¿Las dietas cuentan para el cálculo de la pensión de jubilación? No. Las dietas son indemnizaciones que no forman parte de la base reguladora de la pensión de jubilación. Solo las retribuciones salariales propiamente dichas —aquellas que cotizan— se integran en el cálculo de la pensión.
¿Puedo percibir dieta de alojamiento si pernocto en casa de un familiar? No. La dieta de alojamiento compensa un gasto real de hospedaje. Si no hay gasto, no hay derecho a la dieta. Pernoctar gratuitamente en casa de un familiar no genera derecho a esa indemnización.
¿Qué pasa si el desplazamiento dura solo unas horas y no implica ni almuerzo ni cena fuera? Depende de los umbrales temporales que fije la normativa aplicable. Si el desplazamiento no supera la duración mínima que da derecho a la media dieta o a la dieta entera, no corresponde ningún importe por manutención. Puede quedar el derecho al reintegro del billete de transporte, si procede.
¿El kilometraje es lo mismo si voy en moto que si voy en coche? La normativa estatal y la mayoría de las autonómicas establecen el mismo módulo por kilómetro independientemente del tipo de vehículo de motor de dos o cuatro ruedas. En todo caso, conviene verificar la normativa específica de la administración empleadora.
¿Cómo declaro las dietas en la renta si supero los límites exentos? El exceso sobre los módulos exentos debe ser incluido por la Administración en el certificado de retenciones como rendimiento del trabajo sujeto a IRPF. Si no aparece en ese certificado pero existen cantidades percibidas por encima del límite, el funcionario debe declararlo en la casilla correspondiente de rendimientos del trabajo. Puedes revisar tu situación fiscal con el modelo 145 para ajustar retenciones.
Fuentes
- Reglamento de indemnizaciones por razón del servicio (normativa estatal vigente).
- Normas de desarrollo en materia de dietas de las comunidades autónomas.
- Normativa del IRPF sobre rendimientos del trabajo y exenciones de dietas y kilometraje.
- Estatuto Básico del Empleado Público, disposiciones sobre indemnizaciones.
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